Política de Tratamiento de Datos Personales

DANA es una herramienta de análisis cualitativo. Eso significa que por ella circulan dos tipos de información muy distintos, y la ley les da un trato distinto. Conviene tenerlo claro desde el principio.

a) Tus datos de usuario. Tu nombre, tu correo, tu actividad en la plataforma y tus compras de créditos. Sobre estos, Deltagram S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012: nosotros decidimos para qué se usan y respondemos ante ti por ellos.

b) Tu material de investigación. Las entrevistas, transcripciones, notas de campo y documentos que subes, junto con las citas, códigos, memos y reportes que construyes a partir de ellos. Este material suele contener datos personales de terceros: las personas que participaron en tu investigación.

Sobre este material, el Responsable eres tú —o la organización para la que investigas—, porque tú decides qué se recolecta, de quién y con qué finalidad. Deltagram S.A.S. actúa únicamente como Encargado del Tratamiento: procesamos ese material por cuenta tuya, para prestarte el servicio que contrataste, y no lo usamos para ninguna finalidad propia.

En la práctica esto quiere decir que obtener la autorización de tus participantes, informarles cómo se usarán sus datos y atender sus solicitudes es responsabilidad tuya. Nosotros te damos las herramientas y la seguridad para hacerlo bien.

Deltagram S.A.S. es el Responsable del Tratamiento de los datos descritos en el literal a) del punto 1 (tus datos de cuenta, uso, acceso, consumo y facturación). Respecto de tu material de investigación actúa como Encargado del Tratamiento, y estos mismos datos de contacto sirven para cualquier asunto relacionado con ese encargo.

Deltagram S.A.S.
Representante legal: Diego Alejandro Rodríguez
NIT: 901.925.317-8
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 31D N.º 1F-17
Teléfono: +57 315 833 5512
Correo: diego.rodriguez@deltagram.com.co

El área encargada de atender consultas y reclamos sobre datos personales es la Dirección de Deltagram S.A.S., en el correo indicado.

Datos de cuenta. Nombre, correo electrónico y foto de perfil, obtenidos de tu cuenta de Google al iniciar sesión. Finalidad: identificarte, darte acceso a tus proyectos y comunicarnos contigo sobre el servicio.

Datos de uso. Registros de acceso y actividad dentro de la plataforma. Finalidad: operar el servicio, detectar fallas y prevenir accesos no autorizados.

Datos de acceso y consumo. Tu periodo de acceso vigente, tu saldo de créditos y el registro de en qué los gastaste. Finalidad: darte el servicio que compraste, mostrarte tu saldo y llevar la contabilidad. No recibimos ni almacenamos los datos de tu tarjeta: el pago se procesa directamente en Wompi.

Datos de facturación. Al comprar te pedimos nombre completo o razón social, cédula o NIT, dirección, ciudad y un correo para la factura. Finalidad: emitir la factura electrónica, que en Colombia es obligatoria. Estos datos quedan asociados a la compra y se conservan aunque cierres tu cuenta, por las razones del punto 9.

Datos de tu equipo, si compras un plan con varios accesos. Quien compra el plan ve el nombre y el correo de las personas a las que les dio un asiento, y el registro de qué créditos gastó cada quien. Finalidad: que pueda administrar los accesos que pagó y saber en qué se fue su cupo. Si aceptas un asiento, esa persona verá esos datos tuyos.

Constancia de aceptación. Cuando marcas la casilla de aceptación —al ingresar, o cuando te pedimos aceptar una versión nueva de estos textos— guardamos la fecha, la versión y el aviso exacto que viste en pantalla. Finalidad: poder demostrar qué aceptaste y cuándo, como exige el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. Puedes pedirnos una copia cuando quieras.

Visitas a la página de presentación, si lo aceptas. En la página pública de DANA (la portada, antes de iniciar sesión) preguntamos si podemos medir las visitas con Google Analytics. Si aceptas, se registran las páginas vistas, los clics en los botones principales y la reproducción del video, junto con datos técnicos del navegador y una ubicación aproximada, asociados a un identificador del navegador, no a tu nombre ni a tu correo. Finalidad: saber qué partes de la página funcionan para mejorarla. Si no aceptas, no se recoge nada. Dentro de la aplicación no se usa esta medición.

Material de investigación. Documentos, transcripciones que subas en texto, citas, códigos, memos y reportes. Finalidad única: prestarte el servicio de análisis que solicitas. No lo usamos para estudiar tu comportamiento, ni para mejorar nuestros modelos, ni para ninguna finalidad comercial.

Cuando pides un análisis o un reporte, el contenido necesario para esa tarea se envía al proveedor de inteligencia artificial correspondiente, se procesa y el resultado vuelve a tu proyecto.

Por ahora, DANA trabaja solo con texto. No recibimos archivos de audio ni de video. Si tu material viene de entrevistas grabadas, la transcripción ocurre fuera de DANA y aquí subes el texto. Lo contamos en esta política, y no solo en la ayuda, porque cambia lo que pasa con los datos de tus participantes: por la plataforma no circula ninguna grabación de sus voces.

Tu material no se usa para entrenar modelos. Contratamos los niveles de pago de estos proveedores y activamos las opciones que excluyen tu contenido del entrenamiento y la mejora de sus modelos. Las condiciones del servicio de pago establecen que los prompts y respuestas no se usan para mejorar los productos del proveedor y se procesan bajo un acuerdo en el que este actúa por cuenta nuestra.

Una precisión que preferimos hacerte: el proveedor de análisis conserva temporalmente los prompts y respuestas con el único fin de detectar usos prohibidos de su tecnología y atender requerimientos legales, tras lo cual los elimina. Hemos solicitado la modalidad de retención cero (Zero Data Retention) para que ni siquiera ese registro temporal contenga tu contenido; actualizaremos este texto cuando esté aprobada.

Filtros de contenido. Los proveedores de IA aplican filtros automáticos que pueden rechazar o interrumpir el procesamiento de contenido que sus políticas clasifican como dañino. La investigación social trata temas duros —violencia, salud, sexualidad— y ocasionalmente un análisis puede ser bloqueado por estos filtros aunque tu uso sea legítimo. Si te ocurre, escríbenos: buscaremos una alternativa, pero no podemos garantizar que todo contenido sea procesable ni eludir esos filtros, porque los términos del proveedor lo prohíben.

La inteligencia artificial en DANA propone: sugiere codificaciones y redacta borradores. Qué se guarda y qué se descarta lo decides tú. Ninguna sugerencia se incorpora a tu proyecto sin que la apruebes.

La investigación social trabaja de forma habitual con lo que la Ley 1581 de 2012 llama datos sensibles: salud, vida sexual, origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, orientación política, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales. Una entrevista en profundidad casi siempre los contiene.

El artículo 6 de esa ley prohíbe tratar datos sensibles salvo que el Titular haya dado su autorización explícita, y exige informarle que no está obligado a autorizarlo. Como Responsable de tu material de investigación, obtener esa autorización te corresponde a ti, normalmente a través de tu consentimiento informado.

DANA no te exige subir datos sensibles ni identificables. Recomendamos que anonimices tu material —reemplazar nombres reales por seudónimos y quitar datos que permitan identificar a alguien— antes de subirlo, siempre que el diseño de tu investigación lo permita.

Estos son todos los terceros que intervienen en la operación de DANA. Cada uno actúa como Encargado y solo puede tratar la información para prestarnos su servicio:

• Google Firebase (autenticación, base de datos, archivos y alojamiento) — Estados Unidos.
• Google Gemini API (extracción de texto, análisis, chat y reportes) — Estados Unidos. Contratada en su nivel de pago, bajo el acuerdo de procesamiento de datos del proveedor.
• Wompi (pasarela de pagos) — Colombia. Recibe únicamente los datos necesarios para cobrar; los datos de tu medio de pago nunca pasan por DANA.
• Google Analytics (medición de visitas a la página pública de DANA) — Estados Unidos. Solo se carga si lo aceptas en el aviso de esa página, con las señales de Google y la personalización de anuncios desactivadas. No se usa dentro de la aplicación y no ve tu material de investigación.
• Firebase App Check con reCAPTCHA (comprueba que quien usa la aplicación sea la aplicación y no un programa automatizado) — Estados Unidos. Para hacerlo, reCAPTCHA observa señales de tu dispositivo y de tu forma de interactuar con la pantalla. No toca tu material de investigación: solo mira la sesión.

Compromisos que les exigimos. Cada uno de estos proveedores está vinculado por condiciones contractuales que le prohíben usar tu información para fines propios, incluido el entrenamiento de sus modelos, y le exigen medidas de seguridad y confidencialidad. Deltagram S.A.S. verifica estas condiciones antes de contratar y responde ante ti por el tratamiento que hagan por cuenta nuestra, sin perjuicio de las acciones que emprendamos contra el proveedor que incumpla. Estos proveedores pueden a su vez apoyarse en subencargados bajo obligaciones equivalentes, listados en sus respectivas políticas de privacidad.

No vendemos tus datos ni los compartimos con terceros con fines comerciales o publicitarios.

Buena parte de la infraestructura de DANA está en Estados Unidos. Conviene explicar por qué eso es compatible con la ley colombiana.

El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos a países sin nivel adecuado de protección; es decir, entregarlos a un tercero que pase a decidir sobre ellos. No es nuestro caso: los proveedores del punto 6 no deciden nada sobre tu información, la procesan por cuenta nuestra y siguiendo nuestras instrucciones.

Eso la ley lo llama transmisión, y los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 la permiten sin autorización adicional del Titular cuando existe un contrato que fije el alcance del tratamiento y las obligaciones del Encargado. A cada uno de estos proveedores le aplican sus condiciones de tratamiento de datos para servicios de pago, que asumimos al contratarlos y que cumplen esa función. El procesamiento ocurre principalmente en Estados Unidos, aunque los términos de algunos proveedores permiten el almacenamiento transitorio o en caché en otros países donde mantienen infraestructura, siempre bajo las mismas obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.

La información viaja cifrada (HTTPS/TLS) y se almacena cifrada en reposo en la infraestructura de Google Cloud.

Entre usuarios de DANA. El acceso está controlado por reglas de seguridad que se aplican en el servidor, no en el navegador: ningún usuario puede leer ni modificar tus proyectos salvo que tú lo hayas invitado expresamente. No puede alcanzar tu material aunque conozca su dirección exacta.

Dentro de un proyecto compartido, todos ven todo. Si invitas a alguien, esa persona puede leer y descargar el material del proyecto —documentos, transcripciones, citas y memos—, no solo lo que ella subió. Y al revés: lo que tú subas a un proyecto ajeno queda al alcance de su dueño y de los demás invitados. Tenlo presente antes de compartir material sensible.

Nuestro acceso técnico. Ser Encargado del Tratamiento implica operar la infraestructura, y quien la administra puede alcanzar técnicamente los archivos almacenados. En Deltagram S.A.S. ese acceso está limitado a las personas que sostienen el servicio y se usa exclusivamente para operarlo: resolver una falla, atender un soporte que tú pidas o cumplir una orden de autoridad competente. No leemos tu material de investigación por curiosidad, no lo compartimos y no lo usamos para ninguna finalidad propia. Es la misma situación de cualquier servicio en la nube, y preferimos decirlo a que lo descubras.

Las claves de acceso a los proveedores se guardan en un gestor de secretos, nunca en el código ni en el navegador.

Ningún sistema es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente que comprometa tus datos, te lo informaremos y reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

Incidentes originados en un proveedor. Si un incidente de seguridad se origina en uno de los proveedores del punto 6, lo gestionaremos como propio: te informaremos, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y exigiremos al proveedor las medidas de contención y la información necesaria, conforme al contrato que nos vincula con él.

Conservamos tu material mientras tu cuenta esté activa, porque es el objeto mismo del servicio: un proyecto de investigación dura meses o años.

Que se venza tu periodo de acceso no borra nada. Tu cuenta pasa a modo de solo lectura: sigues entrando, consultando tu material y exportándolo. Lo que se desactiva son las funciones de inteligencia artificial. Si algún día tuviéramos que depurar cuentas inactivas o descontinuar el servicio, te avisaríamos con antelación suficiente para que exportes todo.

Puedes borrar en cualquier momento. Al eliminar un documento se eliminan también sus citas. Al eliminar un proyecto se eliminan sus documentos, citas, códigos, memos y reportes. La eliminación es definitiva y no tiene deshacer.

Si quieres cerrar tu cuenta y que eliminemos todo, escríbenos. Hay una excepción que conviene que conozcas de antemano: si alguna vez nos compraste, no podemos borrar las facturas ni los datos que aparecen en ellas —nombre o razón social, documento y dirección—, porque la ley colombiana obliga a conservar los soportes contables durante diez años (artículo 28 del Código de Comercio). Todo lo demás sí se elimina: tu material de investigación, tus proyectos y los datos de tu cuenta.

Como Titular de tus datos personales, la Ley 1581 de 2012 te reconoce el derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Cómo ejercerlos: escríbenos a diego.rodriguez@deltagram.com.co indicando tu nombre, el correo de tu cuenta y qué solicitas. Si actúas en nombre de otra persona, acredita esa representación.

Plazos: las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más avisándote la razón. Los reclamos se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si un reclamo llega incompleto, te pediremos que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes.

Si eres participante de una investigación y encontraste tus datos en un proyecto hecho con DANA, tu solicitud debe dirigirse al investigador o a la organización responsable de ese estudio, que es quien decidió recolectarlos (ver el punto 1). Si nos escribes, te orientaremos y trasladaremos la solicitud a quien corresponda.

DANA no está dirigida a menores de edad y no recolectamos deliberadamente sus datos para crear cuentas. Si tu investigación involucra a menores como participantes, rigen las exigencias reforzadas del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y su tratamiento es tu responsabilidad como investigador.

DANA no usa cookies de publicidad. Dentro de la aplicación utilizamos únicamente el almacenamiento estrictamente necesario para que el servicio funcione: mantener tu sesión iniciada, recordar tu preferencia de tema claro u oscuro y respaldar en tu propio navegador el trabajo sin guardar —un memo a medio escribir, por ejemplo— para que una recarga accidental no lo pierda.

En la página pública de presentación, y solo si lo aceptas en el aviso, Google Analytics guarda cookies propias (las que empiezan por _ga) para distinguir visitas, por un máximo de dos años. Tu respuesta al aviso se guarda en tu navegador para no volver a preguntarte. Puedes cambiarla cuando quieras desde el enlace «Preferencias de medición» al pie de esa página: al retirar el permiso borramos esas cookies y la medición deja de cargarse.

Podemos actualizar esta política. Los cambios significativos se avisarán con antelación razonable a través de la plataforma o por correo. La fecha de última actualización está al comienzo de este documento. Revisamos periódicamente los términos de nuestros proveedores y, si alguno cambia de forma que afecte lo dicho aquí —por ejemplo, sus reglas sobre entrenamiento de modelos o retención—, actualizaremos esta política y te lo avisaremos.

Esta política rige desde agosto de 2026. Las bases de datos de DANA se mantendrán vigentes mientras la plataforma esté en operación y sea necesario cumplir las finalidades descritas en el punto 3.